為什麼「話只講1成」更好懂?溝通必學「3步摘要法」

(優活健康網編輯部/綜合整理)「摘要力」的強弱,會產生決定性的差異。當一個人要表達內容時,並不是把所有訊息全部丟出來即可。相反的,大多數情況下,說得越仔細,「反而讓人越搞不懂你要表達什麼」。以下舉出2種情境,透過不同表達法的對比,可更加明白摘要力的重要性。

情境1:下屬向上司進行業務報告、討論時的情況

表達法(1)
今天為了針對前陣子的活動向各廠商致謝,我跑了幾家公司。在拜訪A公司的時候,剛好碰到了前田先生……。在談話間聊到我們公司的產品「好好吃」。結果,前田先生突然詢問是否有合作的機會。那個……因為他們剛好也很擅長網路業務,想請問您是否有時間能討論這件事呢?

表達法(2)
A公司的前田先生希望能對我們公司的產品「好好吃」在販售方面提供一些協助。他說可以幫我們製作電商網站,也可以協助網路媒體宣傳的部分。不知道您是否有時間與前田先生碰面討論一下呢?

哪一邊比較容易理解呢?答案應該一目瞭然吧?為什麼表達法(1)不好懂,而表達法(2)比較好懂呢?這就是「摘要力」的差異。

情境2:假設你要向朋友說明最近看的電影

表達法(1)
有一個頭腦還不錯的主角,喔,外表看起來還滿帥的,主角的名字叫健一,他非常努力工作想做出什麼成果來。喔然後他的職場,就感覺有點……嗯……黑心企業,上司也經常藉權勢壓迫員工,不過更重要的是,這個健一他就只是靠一股傻勁往前衝的人……(滔滔不絕)。

如果你在說明劇情時像這樣流水帳般喋喋不休,朋友應該也不會感興趣吧。太多枝微末節的內容,讓人甚至搞不懂要從何討論起。

如果改成以下的表現方式如何呢?

表達法(2)
主角遭受不合理解僱後逆轉劣勢,憑藉話術成為了成功的Youtuber。是個令人感動的故事。

你的朋友應該會覺得這部片滿有趣的吧?

為什麼前面的說明不好懂又不讓人感興趣呢?又為什麼後面的說明好懂又容易讓人感興趣呢?這也是「摘要力」的差異。

小結:「摘要力」指的是抓住重點,因應狀況簡潔且有邏輯地表達自身想法的能力。

只用1成內容讓理解,其實是自信的展現
一個人從2個多小時長的電影中接收到的資訊量相當龐大。如果你不整理重點,直接把來龍去脈全都講出來,對方8成會敬而遠之吧。相反的,如果一個人能從龐大的資訊中挑出特別耀眼的重點部分傳達給他人,對方會非常開心。前者就是「摘要力弱的人」,後者是「摘要力強的人」。

摘要力強的人有一個共通點,就是他們向別人傳達資訊的時候,會「刪去9成內容」。他們之所以能刪去其他9成內容,是因為他們堅信「只要有剩下的1成內容,對方就能理解」。這種來自發話者的自信,能帶給對方很大的安心感。

什麼細節都要說清楚,就是典型「不擅長摘要」的人
這些人要不是認為如果不多說一點,對方會無法理解,要不然就是沒有適當處理、統整資訊。
大多數情況下,「如果不多說一點對方無法理解」的想法背後,其實潛藏著發話者本身「並不理解重點在哪裡」的「自信欠缺感」。

當發話者被這種「自信欠缺感」淹沒時,就會拼命堆疊詞句。另一方面,發話者沒有處理、統整資訊的狀況,往往是因為他的摘要處理能力不足。

順帶一提,如果是看了2小時的電影後,腦袋一片空白、不知道要說什麼的人,則是另一種意義上的重症患者。簡單來說就是「缺乏輸入能力」。

小結:如果想加強自己的摘要力,也必須努力提升自己的輸入能力(資訊收集能力)。

3步驟提升「摘要力」,更提高工作效率及生產力
因為在工作中不管是要表達自己意見時、進行企劃規劃及提案時、對合作夥伴進行簡報時、進行討論或談判時、服務客戶時、說服他人時……各式各樣的場合都需要用到摘要力。

當然在討論中要理解、感受談話物件的想法時,「摘要力」也扮演了相當重要的角色。你必須掌握對方的資訊(想法、心情、價值觀、性格等)來做出適當的回覆。這樣的行為本身即是摘要處理。

而摘要過程主要可分為以下3個步驟。分別強化這些步驟,你就能迅速培養出「摘要力」:

1.收集資訊(收集充分必要的資訊)。
2.整理資訊(將資訊分類)。
3.表達資訊(簡潔的傳達給對方)。

提升摘要力後的副產物
摘要力弱的人的大腦狀態就像資料混亂的電腦硬碟一樣,雖然有資料,但找不到資料存放的位置。而摘要力強的人的大腦狀態則像有將資料妥善以資料夾分類的電腦硬碟,可以輕鬆找出每1筆資料。這樣的大腦能夠隨時臨機應變取出所需資訊。

只要有好好整理資訊,我們就能輕易發現各資訊的「差異」及「共通點」。也就可以順利分析或驗證資訊。另外,如果結合摘要後的資訊,也經常能發想出新的資訊(想法)。讓大腦習慣「收送」或「組合」資訊的話,也更容易能發展出自己的意見。

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善用「表達方式」來改變人生
如果你希望成為一個工作能力強的人、想改變人生,就必須從現在開始訓練自己的「摘要力」。訓練「摘要力」的好處不僅僅是提升你的工作能力而已。「摘要力」會對你的人生產生全面性的巨大影響。不管是建構個人人脈、發布社群貼文及傳訊息、實現自身夢想,甚至是你在中所要面對的大大小小各種選擇都將產生變化。

你現在的人生即是你到目前為止所接受到的「所有資訊」摘要後的結果。讀哪間學校、做什麼樣的工作、住在哪裡、與誰交往、跟誰結婚、如何花錢、如何規劃時間、重視什麼樣的價值觀──以上這些摘要資訊的集大成,就是你的人生。

現代社會是超資訊化的社會,稍微一不留神,就會被捲入迎面而來的資訊中,大腦瞬間變得混沌不堪。我們可以說,摘要的必要性其實正在隨著時代演進,不斷地向上提高。

(本文摘自/摘要力:刪掉9成重點,比別人強10倍的表達力/商周出版)